REGOLAMENTO interno DELL’ASSOCIAZIONE LYME ITALIA E COINFEZIONI
(a completamento di quanto indicato nello Statuto)

 

Premessa

Il Seguente regolamento contiene le norme attuative per la vita sociale dell’Associazione di volontariato  “Associazione Lyme Italia e coinfezioni”. Esso discende dallo Statuto, che rimane il riferimento fondamentale, e lo integra.

Nel seguito di questo regolamento verrà usata la dicitura “Associazione” per intendere l’Associazione Lyme Italia e coinfezioni.

Eventuali future modifiche potranno essere deliberate solo dal Consiglio Direttivo e saranno comunicate ai Soci.

 

SOCI

Articolo 1

 

La domanda di iscrizione si espleta attraverso la sottoscrizione di un apposito modulo d’iscrizione che può essere scaricato dalla pagina ufficiale dell’Associazione, richiesto via mail, reperito nelle manifestazioni da essa organizzate o alle quali la stessa partecipi o inviato tramite posta elettronica o consegnato brevi manu da un membro del Consiglio Direttivo o da uno dei Soci.

Il modulo d’iscrizione, indirizzato al Consiglio Direttivo, deve contenere i dati personali del richiedente, il numero di cellulare nonché l’indirizzo di posta elettronica, che verrà utilizzato per le comunicazioni ufficiali.

Con la sottoscrizione del modulo d’iscrizione l’aspirante socio dichiarerà di conoscere ed accettare le norme statutarie, il regolamento interno, i diritti e doveri derivanti dalla condizione di Socio e darà l’autorizzazione al trattamento dei dati personali per i fini utili all’espletamento delle pratiche associative.

Regolamento e Statuto sono disponibili anche sulla pagina ufficiale dell’Associazione.

Il modulo d’iscrizione debitamente compilato e firmato può essere:

scannerizzato e spedito via posta elettronica o alla casella mail dell’Associazione;
spedito per posta ordinaria alla sede dell’Associazione;
consegnato brevi manu ad un membro del Consiglio Direttivo.
I dati e i recapiti dell’Associazione sono reperibili sul sito dell’associazione: www.associazionelymeitalia.org
Contestualmente all’invio del modulo di iscrizione l’aspirante socio dovrà effettuare il pagamento della quota associativa annuale il cui importo è deliberato dal consiglio direttivo.

Il socio può richiedere la variazione dei propri dati anagrafici  scrivendo una mail all’Associazione, la segreteria provvederà ad aggiornare il Libro dei Soci.

I soci sono iscritti nel “Registro Soci”, curato dalla Segreteria; i dati anagrafici personali dei soci sono da considerarsi estremamente riservati e saranno gestibili ai sensi del D.Lgs. 196/2003 e del Regolamento UE 679/2016, il Consiglio Direttivo  ne sarà direttamente responsabile per ogni eventuale illecito.

Il Consiglio Direttivo, ricevute le domande di iscrizioni, decide sull’ammissione o sul diniego a maggioranza ordinaria nella prima assemblea utile e comunque entro 90 giorni dalla data di presentazione della domanda.

Il voto espresso da ogni singolo Consigliere non sarà notificato  all’aspirante socio né all’Assemblea. Ad essi sarà notificato soltanto l’espressione positiva o negativa della maggioranza dei Consiglieri.

In caso di accettazione, il Consiglio Direttivo comunica l’esito positivo dell’iscrizione al Socio tramite i recapiti forniti; viene rilascia la ricevuta per la quota associativa annuale versata. Sulla ricevuta viene anche riportato il numero tessera assegnato al socio che ha validità annuale. Il versamento della quota associativa è annuale con esercizio solare (01 Gennaio – 31dicembre) da effettuarsi entro il 31 gennaio. Fatto salvo quanto previsto dallo Statuto, le richieste di ammissione alla qualifica di soci pervenute nel mese di dicembre dell’anno in corso, il versamento della quota associativa varrà per l’anno successivo.

 

SOCIO MINORENNE

Articolo 2

 

Gli associati minorenni possono farsi rappresentare dai genitori; in questo caso due o più fratelli/sorelle minorenni possono farsi rappresentare da uno dei genitori (padre o madre); la stessa persona può rappresentare, oltre al minore, due soci maggiorenni.

Le deleghe vengono affidate all’inizio della riunione al Presidente dell’Associazione che provvederà a controfirmale.

 

SOCIO VOLONTARIO

Articolo 3

 

L’attività dei volontari non può essere retribuita in alcun modo. Al socio volontario è corrisposto il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l’esercizio delle attività per cui ha ricevuto incarico e previa autorizzazione da parte del Consiglio Direttivo che può fissare un limite al rimborso. I rimborsi potranno essere effettuati solo ed esclusivamente dietro presentazione dei giustificativi di spesa, riconducibili direttamente alle attività per cui il volontario ha prestato la propria opera previa delibera del Consiglio Direttivo. Il volontario gode, durante lo svolgimento della sua attività, di una copertura assicurativa per Responsabilità Civile e per Infortuni ai sensi dell’art 4 L. 266/291. In caso di sinistro egli deve tempestivamente presentare all’associazione notifica dell’accaduto e idonea documentazione prevista dal regolamento della polizza. L’inizio dell’operatività del volontario è subordinata alla comunicazione dell’attivazione di idonea polizza assicurativa.

 

ATTIVITA’ DEL SOCIO VOLONTARIO

Articolo 4

 

L’attività svolta dal volontario può essere inserita nello svolgimento di un progetto. Il volontario dovrà riportare tramite rapporto informativo scritto su modello prestabilito al Consiglio Direttivo le attività svolte, sia giornaliere sia nell’arco di vita totale del progetto stesso. Alla fine del progetto, verrà stesa una relazione complessiva che dovrà consegnata al Consiglio Direttivo. Possono essere costituiti gruppi composti da più volontari e definite commissioni che si occupano di svolgere determinate funzioni e/o progetti.

Per potere onorare con efficacia ed efficienza le attività e la funzione di  volontario il socio dovrà possedere i seguenti requisiti: essere maggiorenne, è richiesta seria motivazione a svolgere un’azione di volontariato che anteponga all’interesse personale quello della collettività (comunità), capacità di lavoro in gruppo e coordinamento. In caso di incarichi che prevedano un turnover tra volontari, nel caso in cui il volontario non possa essere presente ad un servizio dovrà concordare per tempo la sua sostituzione con gli altri volontari impegnati nel turnover, solo in caso di impossibilità alla sostituzione, dovrà provvedere ad avvisare con anticipo la segreteria in modo che si annulli per tempo il servizio previsto.

 

 

ASSEMBLEA ORDINARIA

Articolo 5

 

Nei casi di voto segreto, l’Assemblea provvede a nominare due scrutatori con l’incarico di contare i voti ed esporre il risultato.

L'Assemblea deve essere convocata come previsto dallo Statuto quando se ne ravvisa la necessità o quando ne è fatta richiesta motivata da almeno un decimo degli associati. In questo caso gli associati devono comunicare con una richiesta scritta (anche via mail) l’ordine del giorno per il quale si vuole convocare l’Assemblea.

Sono convocati in assemblea gli associati che risultano in regola con il versamento della quota associativa annuale alla data della convocazione della stessa.

 

 

CONSIGLIO DIRETTIVO

Articolo 6

 

Il Consiglio direttivo si riunisce almeno una volta ogni tre mesi.
Ad esso partecipano:

  • i membri del Consiglio stesso;

e, senza diritto di voto:

  • il revisore dei conti e il Presidente emerito;
  • e/o altre persone, appositamente invitate, anche se estranee all’Associazione.
  • Possono partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo anche i membri del Comitato Scientifico qualora l’ordine del giorno lo richieda.
  • Le persone estranee all’Associazione non possono partecipare allo svolgimento delle votazioni.

 

RIUNIONI CONSIGLIO DIRETTIVO

Articolo 7

 

Le riunioni del Consiglio direttivo sono presiedute dal Presidente in carica coadiuvato nella redazione dei verbali dal Segretario.

Qualora fosse assente il Presidente del Consiglio direttivo, la riunione verrebbe presieduta dal Vice Presidente.

 

Articolo 8

 

Tutti i membri debbono partecipare alle riunioni del Consiglio e in caso di assenza devono giustificarsi con anticipo con comunicazione scritta inviata per tempo all’Associazione, anche via mail. La mancata partecipazione alle riunioni del Consiglio Direttivo a più di tre riunioni consecutive comporta la decadenza del socio da membro del Consiglio Direttivo. Nel caso in cui siano preannunciate numerose assenze la riunione potrà, a discrezione del Presidente, essere aggiornata ad una data successiva.

 

DECADENZA E DIMISSIONI CONSIGLIO DIRETTIVO

Articolo 9

 

Nei casi in cui il socio decada da membro del Consiglio Direttivo, il Consiglio surroga il Consigliere con il primo dei non eletti o tra gli associati che ne abbiano manifestato la disponibilità nel corso dell’assemblea dei soci.

Qualora un socio sia impossibilitato a continuare la sua attività di consigliere decida di rassegnare le proprie dimissioni, queste devono essere comunicate in forma scritta all’intero Consiglio Direttivo.

 

 

Articolo 10

 

I membri del Consiglio, consapevoli della serietà delle riunioni, sono tenuti a non divulgare notizie e fatti emersi. Questo divieto vale per tutte le persone eventualmente presenti nel corso delle sedute.

 

Articolo 11

 

La validità della riunione si ha con la presenza di almeno la metà più uno dei Consiglieri, ivi incluso il Presidente (o il Vice Presidente).
Le decisioni vengono prese mediante: voto espresso con modalità palese, per alzata di mano, in casi particolari può essere stabilito il voto segreto.

Nei casi di impedimento o di impossibilità a partecipare al Consiglio non è possibile delegare un altro Consigliere.

 

RINNOVO CONSIGLIO DIRETTIVO

Articolo 12

 

Entro  15 giorni  dalla scadenza del mandato del Consiglio Direttivo per il quale si deve procedere a nuova elezione, il Consiglio Direttivo fissa la data delle elezioni e nomina una commissione Elettorale con il compito di gestire collegialmente tutte le operazioni elettorali, dalla raccolta delle candidature alla formazione delle liste, dalla stesura del verbale alla proclamazione degli eletti.

La Commissione elettorale si compone di 3 membri che non possono candidarsi e che non possono ricoprire incarichi nell’ambito dei lavori assembleari. La data per il rinnovo del Consiglio Direttivo sarà stabilita entro 45 giorni oltre la scadenza del mandato, e tuttavia se vi siano motivi gravi, non potrà essere rimandata oltre due mesi.

 

La presentazione delle candidature è fatta sulla base di liste, ogni lista dovrà contenere un numero di candidati pari al numero massimo previsto dallo Statuto dei componenti il Consiglio Direttivo.

È consentito candidarsi in una sola lista, pena la ineleggibilità del candidato presente in più liste, fatta salva la validità della lista così come presentata nei termini fissati. Le liste dovranno essere sottoposte al Consiglio Direttivo entro 15 (quindici) giorni prima delle elezione e rese note a tutti gli associati entro 10 giorni dalle elezioni, con invio della comunicazione per via fax o mail. La lista conterrà cognome e nome di ogni Socio avente diritto. Tutti gli associati possono candidarsi per l’elezione del Consiglio Direttivo.

Per potere onorare con efficacia ed efficienza le attività e la funzione di consigliere il candidato dovrà possedere i seguenti requisiti: essere maggiorenne, possedere seria motivazione a svolgere un’azione di volontariato che anteponga all’interesse personale quello della collettività (comunità), capacità di lavoro in gruppo e coordinamento, non avere a carico cause di ineleggibilità o decadenza.

Risulterà eletta la lista che riporterà il maggior numero di voti. La lista eletta parteciperà alla composizione del Consiglio Direttivo con le seguenti modalità:

Se il Consiglio Direttivo è composto da nove membri, sette membri apparterranno alla lista che ha riportato il maggior numero di voti e due alla lista che si è posizionata al secondo posto per numero di consensi ottenuti. Vengono eletti i candidati in ordine di elencazione sulla lista di appartenenza a partire dal primo.
Se il Consiglio Direttivo è composto da sette, cinque, tre membri, parteciperà al Consiglio Direttivo un membro appartenente alla lista che si è posizionata al secondo posto per numero di consensi ottenuti. I membri appartenenti alla lista che si è posizionata al secondo posto vengono eletti nel seguente modo: in ordine di elencazione nella lista di appartenenza a partire a dal primo.                                      

In caso di preferenze espresse su più liste il voto non si considera valido e la scheda è nulla.

Non è ammesso il voto per delega.

Qualora si presenti solo una lista candidata alle elezioni queste non saranno necessarie e verrà eletta l’unica lista che si è presentata.

I componenti del seggio consegnano le schede agli aventi diritto che risultano da apposito elenco. Il socio dopo avere espresso il proprio voto consegna la scheda al seggio che la depone in un’apposita un’urna. Quando l’operazione di voto viene ultimata, la commissione elettorale procede allo spoglio delle schede e redige un verbale con le risultanze del voto. Il Verbale delle operazioni elettorali dovrà essere consegnato al Consiglio Direttivo. Durante le operazioni di spoglio è ammessa la presenza degli elettori solo come uditori.

 

SEGRETARIO DEL CONSIGLIO DIRETTIVO

Articolo 13

 

Il Segretario del Consiglio direttivo ha il compito di svolgere tutti gli adempimenti amministrativi; in particolare:

  • provvede all’aggiornamento dell’elenco dei soci;
  • disbriga le pratiche burocratiche;
  • redige e conserva i verbali delle Assemblee;
  • è responsabile della custodia e dell’ordine degli atti d’ufficio.

Nell’espletamento del proprio incarico il Segretario può essere coadiuvato da soci volontari.

 

 

UTILIZZO DEL LOGO

Articolo 14

 

Il logo dell’associazione è stato regolarmente registrato presso l’ufficio Marchi. L’utilizzo del logo da parte di enti esterni, in qualsiasi forma compresa la stampa di materiale divulgativo, o nel corso di manifestazioni, deve essere preventivamente autorizzato dal Presidente dell’associazione o dal Vice-Presidente previa comunicazione scritta di tutti i termini di utilizzo.

 

REVISORE DEI CONTI

Articolo 15

 

Il Revisore dei Conti può prendere parte a tutte le riunioni del Consiglio Direttivo senza però partecipare al voto.

Il Revisore dei conti ricopre le seguenti funzioni:

  • controllare la cassa;
  • controllare i documenti contabili e la contabilità;
  • controllare i rendiconti annuali;
  • redigere la relazione per l’Assemblea.

 

Articolo 16

 

Il Revisore dei conti ha l’onere di non divulgare notizie o fatti trattati nelle riunioni del Consiglio Direttivo.